BỘ TÀI CHÍNH
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Số:      /2016/TT-BTC

Hà Nội, ngày     tháng     năm 2016

DỰ THẢO

 

 

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

Căn cứ Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Nghị định số /2016/NĐ-CP ngày tháng năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán;

Căn cứ Nghị định số 215/2013/NĐ-CP ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Chế độ Kế toán và Kiểm toán,

Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp.

Chương I

QUI ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này hướng dẫn việc lập chứng từ kế toán, phương pháp hạch toán tài khoản kế toán, phương pháp ghi sổ kế toán, phương pháp lập và trình bày báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư này hướng dẫn kế toán áp dụng cho: Cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập có hoặc không sử dụng ngân sách nhà nước (sau đây gọi tắt là đơn vị hành chính, sự nghiệp).

Chương II

QUI ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 3. Quy định về chứng từ kế toán

1. Nội dung và mẫu chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Việc lập, bảo quản, lưu trữ, ký, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán thực hiện theo quy định của pháp luật về kế toán, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong Thông tư này.

2. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán

Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, gồm các chỉ tiêu sau:

- Lao động tiền lương;

- Vật tư;

- Tiền tệ;

- Tài sản cố định;

- Khác.

3. Sử dụng, quản lý và in biểu mẫu chứng từ kế toán

Tất cả các đơn vị hành chính, sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tư này. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Đối với mẫu chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn thì ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

Đối với các chứng từ chưa quy định tại Thông tư này và các văn bản khác, đơn vị có thể tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật kế toán.

Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc, Biên lai thu tiền và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.

Danh mục chứng từ, mẫu chứng từ, giải thích phương pháp lập chứng từ kế toán theo Phụ lục số 01 kèm theo Thông tư này.

Điều 4. Quy định về tài khoản kế toán

1. Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế.

2. Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.

3. Hệ thống tài khoản bao gồm 10 loại, trong đó từ tài khoản loại 1 đến loại 9 dùng để kế toán tài chính phản ánh tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thặng dự (thâm hụt) của đơn vị trong kỳ kế toán; tài khoản loại 10 dùng để kế toán thu, chi ngân sách nhà nước (gọi tắt là kế toán ngân sách) đối với các đơn vị được ngân sách nhà nước cấp kinh phí. Nếu một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh mà liên quan đến thu, chi ngân sách nhà nước thì kế toán vừa phải hạch toán kế toán tài chính và đồng thời hạch toán kế toán ngân sách.

Danh mục tài khoản, giải thích kết cấu, nội dung, phương pháp ghi chép tài khoản theo Phụ lục số 02 kèm theo Thông tư này.

Điều 5. Một số nguyên tắc kế toán tài chính chủ yếu

1. Kế toán doanh thu

a) Doanh thu là tổng giá trị của các lợi ích kinh tế mà đơn vị đã thu được hoặc chắc chắn sẽ thu được, doanh thu được ghi nhận chỉ bao gồm doanh thu phát sinh của kỳ báo cáo. Các khoản thu hộ cho nhà nước hoặc các đơn vị khác không làm tăng lợi ích kinh tế của đơn vị, không làm tăng tài sản ròng hoặc giảm nợ phải trả của đơn vị thì không được coi là doanh thu mà được hạch toán là khoản thu hộ, chi hộ.

- Doanh thu được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh, khi chắc chắn thu được lợi ích kinh tế, không phân biệt đã thu tiền hay sẽ thu được tiền. Doanh thu và chi phí phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp. Trong một số trường hợp đơn vị phải cân nhắc để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong việc ghi nhận doanh thu trong kỳ kế toán trên cơ sở bản chất và khả năng thu để phản ánh giao dịch một cách trung thực, hợp lý.

- Doanh thu được chia làm 2 loại: Doanh thu từ các giao dịch trao đổi và doanh thu từ các giao dịch không trao đổi:

+ Giao dịch trao đổi: Là giao dịch trong đó khi đơn vị nhận được tài sản, dịch vụ từ đơn vị khác hoặc được giảm trừ công nợ thì đơn vị phải trực tiếp bồi hoàn cho đơn vị khác một giá trị tương đương, như: Thu từ hoạt động sự nghiệp (trừ thu phí, lệ phí); thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ; thu từ hoạt động tài chính; thu từ các khoản do ngân sách nhà nước đặt hàng với đơn vị.

+ Giao dịch không trao đổi: Là giao dịch trong đó khi đơn vị nhận được tài sản, dịch vụ từ đơn vị khác hoặc chuyển giao tài sản cho đơn vị khác thì đơn vị không phải bồi hoàn cho đơn vị đó một giá trị tương đương, như: Thu từ các khoản do ngân sách nhà nước cấp cho hoạt động thường xuyên, không thường xuyên, đầu tư XDCB, chương trình, dự án, đề tài.... của đơn vị; thu phí, lệ phí hoặc các khoản viện trợ.

b) Việc ghi nhận doanh thu phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

- Thu từ các khoản do ngân sách nhà nước cấp cho hoạt động thường xuyên, không thường xuyên được ghi nhận khi đơn vị rút dự toán hoặc rút bằng Lệnh chi tiền để chi trả cho các hoạt động thường xuyên, không thường xuyên của đơn vị.

Đối với các khoản tạm ứng dự toán hoặc tạm ứng bằng Lệnh chi tiền kinh phí hoạt động về quỹ tiền mặt hoặc về tài khoản tiền gửi, đơn vị không được ghi nhận doanh thu ngay mà hạch toán qua Tài khoản phải trả. Chỉ được ghi nhận doanh thu khi đơn vị đã thực hiện thanh toán các khoản tạm ứng này với ngân sách nhà nước.

- Thu từ các khoản do ngân sách nhà nước cấp hoặc các khoản viện trợ cho chương trình, dự án, đề tài:

+ Đối với các khoản do ngân sách nhà nước cấp được ghi nhận khi đơn vị rút dự toán hoặc rút bằng Lệnh chi tiền để chi trả cho chương trình, dự án, đề tài.

Đối với các khoản tạm ứng dự toán hoặc tạm ứng bằng Lệnh chi tiền kinh phí chương trình, dự án, đề tài về quỹ tiền mặt hoặc về tài khoản tiền gửi, đơn vị không được ghi nhận doanh thu ngay mà hạch toán qua Tài khoản phải trả. Chỉ được ghi nhận doanh thu khi đơn vị đã thực hiện thanh toán các khoản tạm ứng này với ngân sách nhà nước.

+ Đối với các khoản viện trợ theo chương trình, dự án được ghi nhận doanh thu khi đơn vị đã làm thủ tục thanh toán với nhà tài trợ.

- Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước được ghi nhận doanh thu khi đơn đặt hàng được nghiệm thu theo khối lượng thực tế hoàn thành nhân với (x) đơn giá thanh toán của nhà nước. Cuối kỳ, trường hợp đơn vị chưa được nghiệm thu đơn đặt hàng, kế toán phải tự xác định để kết chuyển từ Tài khoản phải trả sang Tài khoản thu theo đơn đặt hàng của nhà nước trên cơ sở phù hợp với chi phí thực hiện đơn đặt hàng của nhà nước phát sinh trong kỳ.

- Doanh thu từ hoạt động sự nghiệp, bao gồm các khoản thu phí, lệ phí và thu sự nghiệp khác:

+ Đối với thu phí, lệ phí được ghi nhận doanh thu đối với khoản phí đơn vị được khấu trừ và để lại theo quy định.

+ Đối với khoản thu sự nghiệp khác được ghi nhận tương ứng với kết quả hoạt động sự nghiệp tại ngày lập báo cáo tài chính khi kết quả của giao dịch đó có thể được xác định một cách đáng tin cậy.

- Doanh thu từ hoạt động đầu tư XDCB: Chỉ ghi nhận doanh thu đồng thời với việc ghi tăng tài sản khi công trình (hạng mục công trình) hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng. Tài sản hoàn thành dùng cho mục đích nào thì phản ánh vào doanh thu của hoạt động đó. Riêng lãi tiền gửi liên quan đến đầu tư TSCĐ và số tiền bán hồ sơ thầu sau khi bù trừ với chi phí đấu thầu nếu còn thừa được ghi giảm chi phí hình thành tài sản.

- Doanh thu của giao dịch cung cấp dịch vụ: Ghi nhận tương ứng với phần công việc đã hoàn thành của dịch vụ tại ngày lập báo cáo tài chính khi kết quả của giao dịch đó có thể được xác định một cách đáng tin cậy, trường hợp không thể xác định một cách đáng tin cậy đơn vị chỉ được ghi nhận doanh thu tương ứng với số chi phí đã phát sinh và có khả năng thu hồi được.

- Doanh thu của một giao dịch bán hàng hóa: Ghi nhận khi doanh thu được xác định một cách chắc chắn và các chi phí liên quan đến bán hàng hóa đã được xác định và đơn vị đã chuyển giao phần lớn rủi ro, lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa cho người mua đồng thời đơn vị không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa, quyền kiểm soát đối với hàng hóa.

Trường hợp các đơn vị có phát sinh các khoản doanh thu bán hàng mà trong doanh thu bao gồm cả khoản thuế gián thu phải nộp, chưa tách riêng ngay được tại thời điểm phát sinh giao dịch thì có thể ghi nhận doanh thu bao gồm cả số thuế gián thu nhưng định kỳ kế toán phải tách và ghi giảm doanh thu đối với số thuế gián thu phải nộp. Cuối kỳ, khi lập Báo cáo tài chính kế toán bắt buộc phải xác định và loại bỏ toàn bộ số thuế gián thu phải nộp ra khỏi doanh thu hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ.

- Doanh thu tài chính phản ánh các khoản lãi đầu tư tín phiếu, trái phiếu thanh toán; chiết khấu thanh toán; cổ tức lợi nhuận được chia cho giai đoạn sau ngày đầu tư; lãi chuyển nhượng vốn; thu nhập về đầu tư mua bán chứng khoán; lãi chênh lệch tỷ giá, lãi bán ngoại tệ, lãi chuyển nhượng vốn khi thanh lý các khoản góp vốn liên doanh.

- Trước khi lập báo cáo tài chính các đơn vị phải xác định chính xác số thu đủ điều kiện ghi nhận doanh thu năm báo cáo. Trường hợp đơn vị có khả năng không thu hồi được số tiền trước đó đã ghi nhận là doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ thì đơn vị phải hạch toán số tiền không có khả năng thu hồi vào chi phí, chứ không được ghi giảm doanh thu đã ghi nhận trước đó.

2. Kế toán chi phí

a) Chi phí là những khoản làm giảm lợi ích kinh tế, đơn vị được ghi nhận ngay tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai không phân biệt đã chi tiền hay chưa.

Chi phí tại đơn vị bao gồm: Chi hoạt động thường xuyên, không thường xuyên; chi chương trình, dự án, đề tài; chi thực hiện đơn đặt hàng của nhà nước; chi tài chính; chi phí quản lý của hoạt động SXKD; giá vốn hàng bán và chi chưa xác định nguồn.

b) Việc ghi nhận chi phí phải đáp ứng các nguyên tắc:

- Khoản chi phí liên quan đến nhiều kỳ kế toán phải thực hiện phân bổ cho từng kỳ đảm bảo nguyên tắc chi phí phù hợp doanh thu.

- Chi hoạt động (gồm chi thường xuyên, không thường xuyên); chi chương trình, dự án; chi tài chính được ghi nhận khi phát sinh chi phí hoặc khi các khoản phải trả được xác định một cách chắc chắn.

- Chi thực hiện đơn đặt hàng nhà nước được ghi nhận khi phát sinh chi phí hoặc khi các khoản phải trả được xác định một cách chắc chắn, tương ứng với phần công việc đã hoàn thành.

- Chi phí sản xuất, kinh doanh được tập hợp vào Tài khoản chi sản xuất kinh doanh dở dang, trường hợp kết thúc quá trình trình sản xuất kinh doanh hoàn thành sản phẩm nhập kho kế toán kết chuyển từ Tài khoản chi sản xuất kinh doanh dở dang sang nhập kho sản phẩm, khi xuất kho sản phẩm ra bán kế toán ghi giảm giá trị sản phẩm tồn kho và ghi tăng giá vốn hàng bán, trường hợp xuất sản phẩm bán không qua kho kế toán ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và ghi tăng giá vốn hàng bán. Cuối kỳ kết chuyển giá vốn sang tài khoản xác định kết quả. Đơn vị có thể phân bổ chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cho từng sản phẩm, dịch vụ hoặc nhóm sản phẩm, dịch vụ để tính giá thành từng sản phẩm, dịch vụ hoặc nhóm sản phẩm, dịch vụ tùy theo khả năng và yêu cầu quản lý của từng đơn vị.

- Đối với chi phí tài chính phản ánh các chi phí đi vay phải trả (trừ chi phí đi vay liên quan đến đầu tư TSCĐ được vốn hóa vào giá trị của tài sản khi hoàn thành); chi phí góp vốn liên doanh liên kết; lỗ chênh lệch tỷ giá, lỗ chuyển nhượng vốn khi thanh lý các khoản góp vốn liên doanh; lỗ chuyển nhượng chứng khoản; chi phí giao dịch bán chứng khoán.

- Các khoản chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ gồm các chi phí về lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN của cán bộ quản lý bộ phận sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động văn phòng; tiền thuê đất, thuế môn bài; dịch vụ mua ngoài (Điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ...); chi phí bằng tiền khác (Tiếp khách, hội nghị khách hàng, lệ phí giao thông, lệ phí cầu phà, chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán trả lại...) của bộ phận sản xuất, kinh doanh, dịch vụ không phân bổ được trực tiếp vào từng sản phẩm, nhóm sản phẩm, dịch vụ, nhóm dịch vụ.

- Các khoản chi chưa có nguồn chỉ được ghi nhận khi phát sinh chi phí không thể xác định cụ thể, rõ ràng cho từng đối tượng sử dụng nên không hạch toán ngay vào các đối tượng chịu chi phí.

3. Thu nhập khác, chi phí khác: Đối với khoản thu nhập khác, chi phí khác không phát sinh thường xuyên, không ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của đơn vị như thu nhập/ chi phí đánh giá lại tài sản; thu nhập/ chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản,… không hạch toán vào tài khoản doanh thu, chi phí (tài khoản Loại 5, loại 6) mà hạch toán vào tài khoản thu nhập khác, chi phí khác (tài khoản Loại 7- Thu nhập khác, loại 8- Chi phí khác).

4. Xác định kết quả và phân phối thặng dư, thâm hụt

a) Doanh thu, chi phí, thu nhập khác và chi phí khác phải hạch toán chi tiết theo nguồn và xác định kết quả theo từng hoạt động tương ứng.

b) Tất cả các khoản mục doanh thu và chi phí được ghi nhận trong kỳ đều phải được phản ánh vào thặng dư hoặc thâm hụt trong kỳ của đơn vị, trừ khi có quy định khác.

c) Trường hợp cơ chế tài chính cho phép tạm ứng chi bổ sung thu nhập trong năm, thì khoản chi này được hạch toán là khoản phải thu, cuối năm sau khi xác định thặng dư, thâm hụt được trích quỹ bổ sung thu nhập theo quy chế tài chính thì chuyển từ khoản phải thu sang ghi giảm quỹ theo quyết định chi quỹ của đơn vị, mức tối đa bằng số dư của quỹ.

d) Cuối năm, trường hợp cơ chế tài chính cho phép các khoản thu là lãi tiền gửi của hoạt động dịch vụ sự nghiệp công không sử dụng ngân sách nhà nước; lãi tiền gửi của nguồn thu học phí và các khoản thu sự nghiệp khác; số khấu hao tài sản hình thành từ nguồn ngân sách nhà nước hoặc có nguồn gốc ngân sách nhà nước đã trích trong năm; số thu thanh lý tài sản cố định trừ (-) chi thanh lý tài sản cố định hình thành từ nguồn ngân sách nhà nước hoặc có nguồn gốc ngân sách nhà nước của đơn vị sự nghiệp công lập được phép bổ sung vào quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp hoặc các quỹ khác theo quy định thì sau khi xác định thặng dư, thâm hụt trước khi trích lập các quỹ theo quy định của quy chế quản lý tài chính, đơn vị phải tiến hành kết chuyển quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp hoặc các quỹ khác kể cả trong trường hợp bị thâm hụt.

5. Kế toán tài sản cố định

a) Tài sản cố định tại đơn vị được hạch toán theo giá gốc. Tài sản cố định hình thành từ nguồn ngân sách nhà nước hoặc có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước; từ các quỹ của đơn vị khi hạch toán tăng tài sản thì đồng thời phải hạch toán tăng nguồn kinh phí đã hình thành tài sản và tài sản sử dụng cho mục đích nào được tính khấu hao (hao mòn) vào Tài khoản chi phí tương ứng với mục đích sử dụng của tài sản đó để luôn đảm bảo công thức: Giá trị còn lại = Nguyên giá - Khấu hao (hao mòn) lũy kế.

b) Số tiền trích khấu hao tài sản cố định được đầu tư, mua sắm từ nguồn ngân sách nhà nước hoặc có nguồn gốc ngân sách nhà nước sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đơn vị được sử dụng để bổ sung vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.

c) Tài sản cố định được đầu tư, mua sắm từ nguồn vốn huy động Số tiền trích khấu hao tài sản cố định đơn vị được sử dụng để hoàn trả gốc và lãi; số còn lại để bổ sung vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.

6. Các khoản phải thu, phải trả

a) Khoản tiền nhận trước của khách hàng theo hợp đồng (hoặc cam kết) bán hàng, cung cấp dịch vụ dịch vụ; khoản đã cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thu được tiền đều được hạch toán vào tài khoản phải thu khách hàng. Các khoản nhận trước của hoạt động SXKD (như lãi nhận trước, doanh thu nhận trước cho nhiều kỳ kế toán) đều được hạch toán vào tài khoản các khoản nhận trước của hoạt động SXKD. Khi lập báo cáo tài chính phải phân loại để phản ánh số liệu các chỉ tiêu phải thu, phải trả chính xác

b) Khoản phải thu nội bộ, phải trả nội bộ chỉ phản ánh quan hệ thanh toán giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới mà đơn vị cấp dưới này là các đơn vị hạch toán phụ thuộc và không phải lập báo cáo tài chính gửi ra bên ngoài, trong báo cáo tài chính của đơn vị cấp trên chỉ tiêu này sẽ bị loại trừ.

c) Các quỹ đặc thù được coi là khoản phải trả, chỉ mở cho các đơn vị mà cơ chế tài chính cho phép được trích lập quỹ (ngoài quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ bổ sung thu nhập và quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp) các quỹ này không sử dụng cho đơn vị mà phải trả cho các đối tượng bên ngoài theo mục đích hình thành quỹ như quỹ hỗ trợ học sinh, sinh viên; quỹ hỗ trợ khám, chữa bệnh; quỹ hiến tặng; quỹ từ thiện của đơn vị sự nghiệp công lập…

d) Đối với việc tiếp nhận dự toán tạm cấp hoặc dự toán ứng trước từ ngân sách nhà nước đơn vị hạch toán là một khoản phải trả, khi được giao dự toán chính thức mới được ghi nhận vào Tài khoản doanh thu tương ứng. Riêng các khoản chi từ dự toán ứng trước không được hạch toán vào chi phí ngay khi phát sinh mà hạch toán là một khoản phải thu, khi được giao dự toán chính thức mới được kết chuyển từ tài khoản phải thu sang tài khoản doanh thu.

Điều 6. Kế toán ngân sách

a) Kế toán ngân sách được hạch toán đồng thời với kế toán tài chính. Kế toán ngân sách chỉ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiếp nhận (thu) và sử dụng (chi) kinh phí ngân sách nhà nước cấp hoặc có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước.

b) Các khoản thu, chi ngân sách nhà nước được hạch toán trên cơ sở tiền mặt theo số thực thu, thực chi, hạch toán theo niên độ ngân sách và theo mục lục ngân sách nhà nước.

c) Nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp cho đơn vị và các khoản chi tiêu từ ngân sách nhà nước được theo dõi riêng và hạch toán ngay khi nghiệp vụ thu, chi phát sinh để đảm bảo số liệu phản ánh trung thực, phục vụ cho mục tiêu quyết toán ngân sách nhà nước.

d) Khoản chi ngân sách nhà nước nếu chưa đủ hồ sơ, thủ tục thanh toán được hạch toán vào Tài khoản tạm ứng chờ thanh toán, khi đủ hồ sơ, thủ tục thanh toán mới được kết chuyển vào Tài khoản chi tương ứng; đối với khoản viện trợ phải làm thủ tục ghi thu, ghi chi chỉ được phản ánh vào Tài khoản nguồn kinh phí chương trình dự án và chi chương trình, dự án khi đã có xác nhận ghi thu ghi chi của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

e) Để đảm bảo nguyên tắc hạch toán ngân sách theo niên độ, khi đơn vị nhận dự toán ứng trước của ngân sách nhà nước hạch toán vào tài khoản nguồn kinh phí năm sau, khi chi từ dự toán ứng trước hạch toán vào tài khoản chi năm sau, khi được giao dự toán chính thức mới được kết chuyển từ tài khoản nguồn kinh phí năm sau vào tài khoản nguồn kinh phí năm nay đồng thời số đã chi được kết chuyển từ tài khoản chi năm sau vào tài khoản chi năm nay.

Điều 7. Quy định về sổ kế toán

1. Sổ kế toán

a) Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị kế toán là đơn vị hành chính, sự nghiệp.

b) Các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của pháp luật về kế toán, các văn bản có liên quan và quy định tại Thông tư này.

c) Sổ kế toán theo dõi việc tiếp nhận nguồn và sử dụng tiền ngân sách nhà nước được mở và theo dõi riêng theo mục lục ngân sách nhà nước phục vụ cho việc lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước của đơn vị hành chính, sự nghiệp.

2. Các loại sổ kế toán

Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán tài chính và sổ kế toán ngân sách.

Tuỳ theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng các quy định của hình thức kế toán về nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán. Các loại sổ tổng hợp (Sổ Cái, Sổ Nhật ký) là các mẫu sổ bắt buộc, các loại sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết là mẫu sổ hướng dẫn. Riêng sổ kế toán ngân sách phải được phản ánh theo mục lục ngân sách nhà nước đối với việc tiếp nhận và sử dụng tiền ngân sách nhà nước.

a) Sổ kế toán tổng hợp

Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Trường hợp cần thiết có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian với việc phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế.

Số liệu trên Sổ Nhật ký phản ảnh tổng số các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong một kỳ kế toán.

Sổ Nhật ký phải có đầy đủ các nội dung sau:

+ Ngày, tháng ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

+ Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ

Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí. Trên Sổ Cái có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

+ Ngày, tháng ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

+ Tóm tắt nội dung chủ yếu của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo từng nội dung kinh tế (ghi vào bên Nợ, bên Có các tài khoản).

+ Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ

b) Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cái chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin chi tiết phục vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán.

Sổ kế toán chi tiết phải có các nội dung chủ yếu sau:

+ Tên sổ;

+ Ngày, tháng ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

+ Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ

+ Các chỉ tiêu khác căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kế toán riêng biệt mà mỗi mẫu sổ kế toán có những chỉ tiêu quản lý và kết cấu riêng.

3. Hệ thống sổ kế toán

Mỗi đơn vị có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Đối với đơn vị tiếp nhận kinh phí viện trợ của các tổ chức, cá nhân nước ngoài, theo yêu cầu của nhà tài trợ, thì đơn vị nhận viện trợ phải mở thêm sổ kế toán chi tiết theo dõi quá trình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí viện trợ để làm cơ sở lập báo cáo tài chính theo yêu cầu của nhà tài trợ.

Đơn vị được cụ thể hóa các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu kế toán của đơn vị.

4. Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán

a) Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ.

b) Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên kế toán cũ với nhân viên kế toán mới. Nhân viên kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về toàn bộ những điều ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ. Nhân viên kế toán mới chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán xác nhận.

c) Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.

d) Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ.

5. Mở sổ kế toán

Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập và bắt đầu hoạt động của đơn vị kế toán.

a) Trường hợp mở sổ kế toán thủ công, phải hoàn thiện thủ tục pháp lý của sổ kế toán như sau:

- Đối với sổ kế toán đóng thành quyển:

+ Ngoài bìa (Góc trên bên trái) phải ghi tên đơn vị kế toán, giữa bìa ghi tên sổ, ngày, tháng năm lập sổ, ngày, tháng, năm khoá sổ, họ tên và chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị, ngày, tháng, năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác.

+ Các trang sổ kế toán phải đánh số trang từ một (01) đến hết trang số... và giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

+ Sổ kế toán sau khi làm đầy đủ các thủ tục trên mới được coi là hợp pháp.

- Đối với sổ tờ rời:

+ Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên của người giữ sổ và ghi sổ kế toán.

+ Các sổ tờ rời trước khi sử dụng phải được Thủ trưởng đơn vị ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào Sổ đăng ký sử dụng thẻ tờ rời.

+ Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo an toàn và dễ tìm.

- Trường hợp ghi sổ kế toán bằng tay phải theo một trong các hình thức kế toán và các mẫu sổ kế toán quy định tại Phụ lục số 04. Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Việc ghi sổ kế toán phải dùng bút mực, không dùng mực đỏ và bút chì để ghi sổ kế toán.

b) Trường hợp lập sổ trên phương tiện điện tử

Phải đảm bảo các yếu tố của sổ kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán. Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng phần mềm kế toán phù hợp các tiêu chuẩn, điều kiện quy định của Bộ Tài chính và thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ.

Sau khi khóa sổ kế toán trên phương tiện điện tử phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm để đưa vào lưu trữ. Các sổ kế toán bằng máy vi tính sau khi in ra, đóng thành quyển xong cũng phải làm các thủ tục quy định như điểm a, khoản 5 Điều này.

Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ sổ kế toán trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

c) Mở sổ kế toán

Đầu năm phải mở sổ kế toán cho năm ngân sách mới để tiếp nhận số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm ngân sách mới từ ngày 1/1.

- Đối với sổ kế toán tổng hợp:

Đầu năm phải chuyển toàn bộ số dư của các tài khoản trên Sổ Nhật ký- Sổ Cái hoặc Sổ Cái của năm cũ sang sổ Nhật ký- Sổ Cái hoặc Sổ Cái của năm mới.

- Đối với sổ kế toán chi tiết:

+ Sổ kế toán chi tiết ghi tay có thể sử dụng cho nhiều năm, cuối mỗi năm gạch một đường ngang sổ để bắt đầu theo dõi cho năm mới. Khi nào dùng hết sổ sẽ chuyển sang sổ kế toán chi tiết mới;

+ Đối với các sổ kế toán ngân sách: Số liệu trên các sổ theo dõi nguồn kinh phí và chi ngân sách nhà nước sau ngày 31/12 được chuyển sổ vào tài khoản tương ứng thuộc niên độ năm trước để theo dõi số liệu năm trước cho đến hết thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách nhà nước năm trước phục vụ lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước năm trước.

6. Ghi sổ kế toán

Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán chứng minh.

Việc ghi sổ kế toán phải đảm bảo số và chữ viết phải rõ ràng, viết liên tục có hệ thống, khi ghi hết trang phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang sang đầu trang kế tiếp. Sổ kế toán không được viết tắt, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi. Cấm tẩy xoá, cấm dùng chất hoá học để sửa chữa. Khi sửa chữa sổ phải sử dụng các phương pháp sửa chữa theo quy định trong Luật Kế toán và Thông tư này.

7. Khoá sổ kế toán

Khoá sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho.

a) Kỳ khóa sổ

- Quỹ tiền mặt phải thực hiện khoá sổ vào cuối mỗi ngày. Sau khi khóa sổ phải thực hiện đối chiếu giữa sổ tiền mặt của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ và tiền mặt có trong két đảm bảo chính xác, khớp đúng. Riêng ngày cuối tháng phải lập Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt, sau khi kiểm kê Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt được lưu cùng với sổ kế toán tiền mặt ngày cuối cùng của tháng.

- Tiền gửi ngân hàng, kho bạc phải khóa sổ vào cuối tháng để đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc; Bảng đối chiếu số liệu với kho bạc và ngân hàng (tháng) được lưu cùng Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc hàng tháng.

- Cuối kỳ kế toán (cuối năm) trước khi lập báo cáo tài chính, đơn vị phải khoá sổ kế toán.

Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

b) Trình tự khoá sổ kế toán

Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu trước khi khoá sổ kế toán

- Cuối kỳ kế toán, sau khi đã phản ánh hết các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ kế toán (nếu cần) với số liệu đã ghi sổ, giữa số liệu của các sổ kế toán có liên quan với nhau để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ kế toán với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ kế toán với nhau. Tiến hành cộng số phát sinh trên Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết.

- Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ.

- Tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái đảm bảo số liệu khớp đúng và bằng tổng số phát sinh ở Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (Đối với đơn vị áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) hoặc số Tổng cộng ở cột số phát sinh trên Nhật ký- Sổ Cái (Đối với đơn vị áp dụng hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái). Sau đó tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên Sổ Cái với số liệu trên sổ kế toán chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi tiết, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ, thủ kho. Sau khi đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khoá sổ kế toán. Trường hợp có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý số chênh lệch cho đến khi khớp đúng.

Bước 2: Khoá sổ

- Khi khoá sổ phải kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế toán. Sau đó ghi “Cộng số phát sinh trong tháng” phía dưới dòng đã kẻ;

- Ghi tiếp dòng “Số dư cuối kỳ” (tháng, quí, năm);

- Ghi tiếp dòng “Cộng số phát sinh lũy kế các tháng trước” từ đầu quý;

- Sau đó ghi tiếp dòng “Tổng cộng số phát sinh lũy kế từ đầu năm”;

Dòng “Số dư cuối kỳ” tính như sau:

Số dư Nợ cuối kỳ

=

Số dư Nợ đầu kỳ

+

Số phát sinh Nợ trong kỳ

-

Số phát sinh Có trong kỳ

 

Số dư Có cuối kỳ

=

Số dư Có đầu kỳ

+

Số phát sinh Có trong kỳ

-

Số phát sinh Nợ trong kỳ

Sau khi tính được số dư của từng tài khoản, tài khoản nào dư Nợ thì ghi vào cột Nợ, tài khoản nào dư Có thì ghi vào cột Có.

- Cuối cùng kẻ 2 đường kẻ liền nhau kết thúc việc khoá sổ.

- Riêng một số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và cột “Số dư” (hoặc nhập, xuất, “còn lại” hay thu, chi, “tồn quỹ”...) thì số liệu cột số dư (còn lại hay tồn) ghi vào dòng “Số dư cuối kỳ” của cột “Số dư” hoặc cột “Tồn quỹ”, hay cột “Còn lại”.

Sau khi khoá sổ kế toán, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối sẽ ký xác nhận. Sau đó trình Thủ trưởng đơn vị kiểm tra và ký duyệt để xác nhận tính pháp lý của số liệu khoá sổ kế toán.

8. Sửa chữa sổ kế toán

a) Nguyên tắc

- Kết thúc năm, kế toán phải thực hiện khóa sổ kế toán vào cuối ngày 31/12 để lập báo cáo tài chính. Số liệu đã khóa sổ không được phép thay đổi trừ trường hợp các sai sót phát hiện khi trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và thuyết minh về việc sửa chữa này. Nếu các sai sót trọng yếu làm ảnh hưởng đến kết quả báo cáo tài chính kỳ trước thì phải trình bày lại báo cáo tài chính của kỳ trước và được phát hành cùng với báo cáo tài chính năm hiện tại đồng thời điều chỉnh số dư đầu trên báo cáo năm hiện tại.

b) Về điều chỉnh số liệu liên quan đến ngân sách nhà nước:

Báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước hàng năm được lập căn cứ vào số liệu thu, chi ngân sách nhà nước đến hết thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách nhà nước.

+ Trường hợp chưa nộp báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước cho cơ quan có thẩm quyền mà có yêu cầu điều chỉnh số liệu liên quan đến ngân sách nhà nước của năm báo cáo thì được thực hiện điều chỉnh số liệu đã ghi trên sổ kế toán tài chính và sổ kế toán ngân sách của năm báo cáo.

+ Trường hợp sau khi đã nộp báo cáo tài chính, chưa nộp báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước cho cơ quan có thẩm quyền mà có yêu cầu điều chỉnh liên quan đến số liệu ngân sách nhà nước của năm đang quyết toán (tự phát hiện sai sót hoặc theo kết luận kiểm toán nhà nước, thanh tra,…) thì điều chỉnh vào sổ kế toán ngân sách (giảm thu, giảm chi ngân sách năm trước), đồng thời điều chỉnh thặng dư (thâm hụt) lũy kế của năm phát hiện sai sót.

+ Trường hợp khoản đã chi từ nguồn ngân sách năm nay bị thu hồi thì hạch toán giảm doanh thu và chi phí tài chính trong năm đồng thời hạch toán giảm chi ngân sách năm nay trên TK loại 10.

+ Trường hợp khoản đã thu, chi được chuyển quyết toán năm sau thì chỉ hạch toán chuyển niên độ trên tài khoản ngân sách (loại 10).

+Trường hợp phát hiện sai sót số liệu ngân sách nhà nước của năm trước sau khi đã nộp báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước cho cơ quan có thẩm quyền thì chỉ điều chỉnh vào thặng dư (thâm hụt) lũy kế của năm phát hiện sai sót, không hạch toán tài khoản loại 10.

c) Phương pháp sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng thủ công:

Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau:

- Phương pháp ghi cải chính:

Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa.

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

+ Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;

+ Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.

- Phương pháp ghi số âm (còn gọi phương pháp ghi đỏ):

Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế.

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

+ Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;

+ Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền;

+ Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng.

Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập “Chứng từ điều chỉnh” làm căn cứ ghi sổ.

- Phương pháp ghi điều chỉnh:

Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ điều chỉnh” để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.

d) Sửa chữa sổ trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính

Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi điều chỉnh”.

Danh mục sổ kế toán, mẫu sổ, hướng dẫn lập sổ kế toán theo Phụ lục số 03 kèm theo Thông tư này.

Điều 8. Hình thức kế toán

1. Các hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, gồm:

- Hình thức kế toán Nhật ký chung;

- Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái;

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

- Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Đơn vị kế toán được phép lựa chọn một trong bốn hình thức sổ kế toán phù hợp và nhất thiết phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản quy định cho hình thức sổ kế toán đã lựa chọn về: Loại sổ, số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán.

2. Hình thức kế toán Nhật ký chung

a) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

b) Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung

- Nhật ký chung;

- Sổ Cái;

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

c) Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung

- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp đơn vị có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

- Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khoá Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “Bảng Cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính.

Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện trên Sơ đồ số 01.

Sơ đồ số 01

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN

THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu số liệu cuối tháng

3. Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái

a) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và được phân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng 1 quyển sổ kế toán tổng hợp là Sổ Nhật ký - Sổ Cái và trong cùng một quá trình ghi chép.

Căn cứ để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.

b) Các loại sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau:

- Sổ Nhật ký - Sổ Cái;

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

c) Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho) phát sinh nhiều lần trong một ngày.

Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã được dùng để ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

- Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.

Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền của cột “

 

=

Tổng số tiền phát sinh

 

=

Tổng số tiền phát sinh Có của tất cả các tài khoản

Tổng số dư Nợ các tài khoản

=

Tổng số dư Có các tài khoản

 

 

 

 

 

 

 

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.

- Số liệu trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái, trên Sổ, Thẻ kế toán chi tiết và “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập Bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái, được thể hiện trên Sơ đồ số 02.

Sơ đồ số 02

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN

THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ- SỔ CÁI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu số liệu cuối tháng

 

4. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

a) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ". Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, hệ thống hoá và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt:

+ Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ.

+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ Cái.

b) Các loại sổ kế toán:

+ Chứng từ ghi sổ;

+ Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ;

+ Sổ Cái;

+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

c) Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

- Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên, có nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại”. Từ số liệu cộng trên “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền ký duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ Cái.

- Cuối tháng sau khi đã ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, kế toán tiến hành khoá Sổ Cái để tính ra số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên Sổ Cái, tính tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Căn cứ vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử dụng để lập “Bảng cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính.

Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các Chứng từ kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được sử dụng để ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng khoá các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập “Bảng tổng hợp chi tiết" theo từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết" của các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện trên Sơ đồ số 03.

Sơ đồ số 03

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN

THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SỔ CÁI

 

BẢNG CÂN ĐỐI

SỐ PHÁT SINH

 

 

 

Báo cáo tài chính

 

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu số liệu cuối tháng

 

5. Hình thức kế toán trên máy vi tính

a) Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Có nhiều chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

Khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng phần mềm kế toán phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ sổ kế toán.

- Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán và Thông tư này.

- Đơn vị phải cãn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của đơn vị.

b) Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính

Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó. Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giống sổ kế toán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định.

c) Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

- Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.

Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính được thể hiện trên Sơ đồ số 04.

Sơ đồ số 04

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN

THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

 

 

 

 

 

 

Nhập số liệu 

In sổ, báo cáo cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

 

Điều 9. Báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán

a) Quy định về lập báo cáo

- Sau khi kết thúc kỳ kế toán năm các đơn vị hành chính, sự nghiệp phải khóa sổ và lập báo cáo tài chính để gửi cơ quan có thẩm quyền và các đơn vị có liên quan.

- Trường hợp đơn vị hành chính, sự nghiệp có sử dụng ngân sách nhà nước phải lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước đối với phần kinh phí do ngân sách nhà nước cấp.

- Trường hợp đơn vị phát sinh thu-chi các nguồn kinh phí khác mà có quy định phải quyết toán với cơ quan có thẩm quyền thì phải lập báo cáo quyết toán kinh phí nguồn khác.

- Quy định về lập báo cáo tài chính

+ Mục đích của báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin hữu ích về tình hình tài chính, kết quả tài chính và các luồng tiền của đơn vị cho một phạm vi rộng những người sử dụng báo cáo để đưa ra các quyết định và nhận định về việc phân bổ các nguồn lực. Đặc biệt, báo cáo tài chính cung cấp thông tin hữu ích trong việc ra quyết định, và thể hiện sự giải trình của đơn vị về việc sử dụng những nguồn lực đã tiếp nhận.

Báo cáo tài chính còn có vai trò dự đoán trong tương lai bằng việc cung cấp các thông tin hữu ích trong việc dự kiến mức độ nguồn lực cần thiết để tiến hành các hoạt động trong tương lai, các nguồn lực có thể được tạo ra từ các hoạt động trong tương lai, các rủi ro và bất ổn đi kèm. Ngoài ra, báo cáo tài chính còn có thể cung cấp cho người sử dụng các thông tin về nguồn lực đã được tiếp nhận và sử dụng.

Báo cáo tài chính nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin về tài chính của đơn vị hành chính, sự nghiệp cho cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính và cơ quan có thẩm quyền khác, ngoài ra người sử dụng báo cáo tài chính có thể là người nộp thuế và phí, các nhà lập pháp, các chủ nợ vay, các nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ và những đối tượng có liên quan khác.

+ Yêu cầu đối với thông tin trình bày trên báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính phải trình bày một cách hợp lý tình hình tài chính, kết quả hoạt động và các luồng tiền của đơn vị. Trình bày hợp lý yêu cầu phản ánh trung thực ảnh hưởng của các nghiệp vụ, các sự kiện khác và các điều kiện phù hợp với định nghĩa và tiêu chí ghi nhận tài sản, công nợ, doanh thu và chi phí đã được quy định trong Thông tư này.

Báo cáo tài chính phải trình bày theo một cấu trúc chặt chẽ về tình hình tài chính và kết quả tài chính của một đơn vị.

Thông tin trình bày trên báo cáo tài chính phải bao gồm tất cả các thông tin cần thiết để giúp người sử dụng Báo cáo tài chính hiểu được bản chất, hình thức và rủi ro của các giao dịch và sự kiện.

Thông tin trình bày phải đảm bảo khách quan khi lựa chọn hoặc mô tả các thông tin tài chính, không chú trọng, nhấn mạnh hoặc giảm nhẹ cũng như có các thao tác khác làm thay đổi mức độ ảnh hưởng của thông tin tài chính là có lợi hoặc không có lợi cho người sử dụng Báo cáo tài chính.

Thông tin trình bày không có sự bỏ sót trong việc mô tả hiện tượng và không có sai sót trong quá trình cung cấp các thông tin báo cáo được lựa chọn và áp dụng, trường hợp cần phải trình bày một ước tính thì giá trị ước tính phải được mô tả rõ ràng, bản chất và giải thích các hạn chế của quá trình ước tính.

Thông tin trình bày phải đảm bảo có thể kiểm chứng, kịp thời và dễ hiểu, phải được trình bày nhất quán và có thể so sánh giữa các kỳ kế toán, so sánh được giữa các đơn vị với nhau.

+ Kỳ lập báo cáo

Đơn vị phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm (thời điểm 31/12) theo quy định của luật Kế toán.

Trường hợp pháp luật có quy định lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán khác thì ngoài báo cáo tài chính năm đơn vị phải lập cả báo cáo tài chính theo kỳ kế toán đó;

+ Trách nhiệm của các đơn vị trong việc lập báo cáo tài chính

Tất cả các đơn vị hành chính, sự nghiệp đều phải lập báo cáo tài chính năm theo mẫu biểu ban hành tại Thông tư này; trường hợp đơn vị hành chính, sự nghiệp có hoạt động đặc thù phải trình bày báo cáo theo chế độ kế toán được Bộ Tài chính ban hành hay chấp thuận.

Đơn vị kế toán cấp trên có các đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân phải lập Báo cáo tài chính của riêng đơn vị mình và Báo cáo tài chính tổng hợp. Báo cáo tài chính tổng hợp được lập trên cơ sở đã bao gồm số liệu của toàn bộ các đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân và đảm bảo đã loại trừ tất cả số liệu phát sinh từ các giao dịch nội bộ giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới, giữa các đơn vị cấp dưới với nhau.

Các đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân phải lập Báo cáo tài chính của mình phù hợp với kỳ báo cáo của đơn vị cấp trên để phục vụ cho việc tổng hợp Báo cáo tài chính của đơn vị cấp trên và kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.

+ Nguyên tắc lập báo cáo tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp:

Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán.

Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán; trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do;

Tài sản và nợ phải trả trên Báo cáo tài chính phải được trình bày thành ngắn hạn và dài hạn, trong từng phần ngắn hạn và dài hạn các chỉ tiêu được sắp xếp theo tính thanh khoản giảm dần. Tài sản không được ghi nhận cao hơn giá trị có thể thu hồi; Nợ phải trả không được ghi nhận thấp hơn nghĩa vụ phải thanh toán.

Các khoản mục doanh thu, thu nhập, chi phí phải được trình bày theo nguyên tắc phù hợp và đảm bảo nguyên tắc thận trọng. Báo cáo kết quả hoạt động và báo cáo lưu chuyển tiền tệ phản ánh các khoản mục doanh thu, thu nhập, chi phí và luồng tiền của kỳ báo cáo. Các khoản doanh thu, thu nhập, chi phí của các kỳ trước có sai sót làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động và lưu chuyển tiền phải được điều chỉnh theo đúng quy định, không làm ảnh hưởng đến số liệu kỳ báo cáo.

Tài sản và công nợ, doanh thu và chi phí không được bù trừ lẫn nhau. Chỉ thực hiện bù trừ khi tài sản và nợ phải trả liên quan đến cùng một đối tượng, có vòng quay nhanh, thời gian đáo hạn ngắn, phát sinh từ các giao dịch và sự kiện cùng loại.

Một số khoản không trọng yếu được phép bù trừ doanh thu - chi phí khi trình bày báo cáo tài chính bao gồm: Lãi hoặc lỗ phát sinh từ việc thanh lý nhượng bán tài sản, lãi lỗ từ chênh lệch tỷ giá, lãi lỗ từ thanh lý các khoản đầu tư tài chính, lãi lỗ do đánh giá lại tài sản (nếu có) và các khoản khác được phản ánh vào TK 7118 và 8118.

Báo cáo tài chính phải có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán. Người ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo.

+ Thời hạn nộp báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính năm của đơn vị hành chính, sự nghiệp phải được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc đơn vị cấp trên trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật.

Đơn vị kế toán trực thuộc không có tư cách pháp nhân nộp Báo cáo tài chính cho đơn vị cấp trên theo thời hạn do đơn vị cấp trên quy định để phục vụ cho việc tổng hợp Báo cáo tài chính của đơn vị cấp trên.

+ Báo cáo tài chính được công khai theo quy định của pháp luật về kế toán và các văn bản có liên quan.

- Quy định về lập Báo cáo quyết toán

+ Mục đích của báo cáo quyết toán

Báo cáo quyết toán bao gồm: Báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước và báo cáo quyết toán kinh phí nguồn khác. Thông tin trên Báo cáo quyết toán cùng với thông tin của Báo cáo tài chính phục vụ cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của đơn vị.

Báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước dùng để tổng hợp tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước của đơn vị sử dụng ngân sách, cung cấp thông tin về việc sử dụng ngân sách của đơn vị, nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin số liệu về thu- chi ngân sách nhà nước theo mục lục ngân sách nhà nước cho cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính và cơ quan có thẩm quyền khác.

Báo cáo quyết toán kinh phí nguồn khác phản ánh tình hình thu- chi và quyết toán các nguồn kinh phí khác (ngoài nguồn ngân sách nhà nước) phải thực hiện quyết toán với cơ quan cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền khác theo quy định của pháp luật.

+ Yêu cầu đối với lập và trình bày báo cáo quyết toán

Việc lập báo cáo quyết toán phải bảo đảm sự trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, phản ánh đúng tình hình thu, chi và sử dụng đối với từng nguồn kinh phí của đơn vị.

Báo cáo quyết toán phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ báo cáo.

Đối với báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước: Hệ thống chỉ tiêu của báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước phải phù hợp và thống nhất với chỉ tiêu dự toán năm được cơ quan có thẩm quyền giao và mục lục ngân sách nhà nước, đảm bảo có thể so sánh được giữa số thực hiện với số dự toán và giữa các kỳ kế toán với nhau. Trường hợp lập báo cáo quyết toán ngân sách có nội dung và phương pháp trình bày khác với các chỉ tiêu trong dự toán hoặc khác với báo cáo kỳ kế toán năm trước thì phải giải trình trong phần thuyết minh báo cáo quyết toán năm.

+ Kỳ báo cáo

Báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước: Đơn vị lập báo cáo theo kỳ kế toán năm. Số liệu lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước hàng năm là số liệu thu, chi của năm ngân sách, tính đến hết thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách nhà nước (ngày 31/01 năm sau) theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước.

Báo cáo quyết toán kinh phí nguồn khác: Đơn vị lập báo cáo quyết toán năm. Đơn vị phải lập báo cáo quyết toán khi kết thúc kỳ kế toán năm (sau ngày 31/12).

Trường hợp pháp luật có quy định lập báo cáo theo kỳ kế toán khác thì ngoài báo cáo quyết toán năm đơn vị phải lập cả báo cáo theo kỳ kế toán đó;

+ Trách nhiệm của các đơn vị trong việc lập, nộp báo cáo quyết toán

Trách nhiệm của đơn vị

Trường hợp đơn vị hành chính, sự nghiệp là đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước thì phải lập và nộp báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước.

Trường hợp đơn vị hành chính, sự nghiệp có phát sinh thu- chi kinh phí nguồn khác ngoài nguồn ngân sách nhà nước mà có quy định phải quyết toán với cơ quan có thẩm quyền thì đơn vị phải lập và nộp báo cáo quyết toán kinh phí nguồn khác theo quy định tại Thông tư này.

Đơn vị hành chính sự nghiệp là đơn vị cấp trên phải tổng hợp báo cáo quyết toán năm của các đơn vị cấp dưới trực thuộc.

Trách nhiệm của cơ quan Tài chính, Kho bạc Nhà nước, Thuế

Các cơ quan Tài chính, Kho bạc Nhà nước, Thuế và các đơn vị khác có liên quan, có trách nhiệm phối hợp trong việc kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh, cung cấp và khai thác số liệu về kinh phí và sử dụng kinh phí, quản lý và sử dụng tài sản và các hoạt động khác có liên quan đến tình hình thu, chi ngân sách nhà nước và các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị hành chính sự nghiệp.

+ Nguyên tắc lập báo cáo quyết toán

Việc lập báo cáo quyết toán phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán.

Số liệu quyết toán của đơn vị phải được đối chiếu, có xác nhận của KBNN nơi giao dịch.

Đối với quyết toán ngân sách nhà nước: Số quyết toán ngân sách nhà nước bao gồm số đơn vị đã nhận và sử dụng nguồn ngân sách nhà nước trong năm bao gồm cả số liệu phát sinh do chỉnh lý, sửa đổi, bổ sung trong thời gian chỉnh lý quyết toán theo qui định của pháp luật về ngân sách nhà nước.

Số quyết toán chi ngân sách nhà nước là số đã thực chi có đầy đủ hồ sơ chứng từ, riêng khoản chi thuộc nguồn phải ghi thu- ghi chi ngân sách nhà nước thì chỉ quyết toán khi đã có thủ tục xác nhận ghi thu- ghi chi vào ngân sách nhà nước của cơ quan có thẩm quyền.

Đối với quyết toán kinh phí nguồn khác: Số liệu quyết toán bao gồm số thu- chi mà đơn vị đã thực thu bằng tiền, số đã thực chi có đầy đủ hồ sơ chứng từ thanh toán với KBNN. Số liệu quyết toán trên biểu Báo cáo quyết toán kinh phí nguồn khác là số liệu của tất cả các nguồn kinh phí khác không thuộc ngân ngân sách nhà nước) phải quyết toán với cơ quan có thẩm quyền theo quy định, được báo cáo chi tiết theo từng nguồn.

+ Đối với đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước: Ngoài các mẫu biểu báo cáo phục vụ quyết toán ngân sách nhà nước năm quy định tại Thông tư này, còn phải lập các mẫu báo cáo phục vụ công tác quyết toán ngân sách nhà nước, các yêu cầu quản lý khác về ngân sách nhà nước theo quy định của các văn bản có liên quan.

Đơn vị sử dụng ngân sách lập báo cáo quyết toán năm gửi đơn vị dự toán cấp trên hoặc cơ quan tài chính cùng cấp (trong trường hợp không có đơn vị dự toán cấp trên), gồm:

Các báo cáo quyết toán năm quy định tại Thông tư này.

Các mẫu biểu đối chiếu dự toán ngân sách cấp theo hình thức rút dự toán tại KBNN, tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại KBNN, bảng đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi tại KBNN theo quy định tại Thông tư 61/2014/TT-BTC ngày 12/5/2014 của Bộ Tài chính và các văn bản sửa đổi có liên quan (nếu có).

Báo cáo khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền phục vụ công tác quyết toán ngân sách nhà nước.

+ Thời hạn nộp báo cáo quyết toán năm

Đối với báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước năm: Thời hạn nộp Báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước năm của đơn vị hành chính sự nghiệp có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước thực hiện theo quy định của Luật ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn.

Đối với báo cáo quyết toán kinh phí nguồn khác: Thời hạn nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc đơn vị cấp trên trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

Danh mục báo cáo, mẫu báo cáo, giải thích phương pháp lập báo cáo kế toán theo phụ lục số 04.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Thông tư này có hiệu lực sau 45 ngày, kể từ ngày ký và áp dụng từ năm tài chính 2018. Những quy định trái với thông tư này đều bãi bỏ.

Thông tư này thay thế Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp và Thông tư số 185/2010/TT-BTCngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo số Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC.

Điều 11. Các Bộ, ngành Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm chỉ đạo, triển khai thực hiện Thông tư này tới các đơn vị hành chính sự nghiệp trên địa bàn.

Điều 12. Vụ trưởng Vụ Chế độ kế toán và kiểm toán, Vụ trưởng Vụ Hành chính sự nghiệp, Vụ trưởng Vụ Ngân sách Nhà nước, Chánh văn phòng Bộ và Thủ trưởng các đơn vị liên quan thuộc Bộ Tài chính chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra và thi hành Quyết định này./.

 

 

Nơi nhận:
- Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ (để báo cáo);

KT. BỘ TRƯỞNG